Existe uma planilha que decide o seu ano e você nunca viu. Ela mora dentro da área de suprimentos das indústrias e das distribuidoras que você atende, tem uma linha por fornecedor de frete e uma coluna por critério. A sua transportadora tem uma nota nessa planilha neste momento.
Isso não é segredo guardado por má vontade de ninguém. Empresa nenhuma publica a régua com que avalia fornecedor, em nenhum setor. O que o transportador recebe é o resultado dela, que chega em forma de convite para cotação, de renovação com reajuste aprovado ou de um e-mail curto informando que o volume vai ser redirecionado a partir do mês que vem.
Eu montei este Gabarito do Comprador de Frete com os critérios que aparecem toda vez que eu preparo uma sala em que quem contrata frete vai falar. São 10 perguntas objetivas. Cada resposta afirmativa, com número na mão, vale 1 ponto. Responder de cabeça vale zero, porque na reunião com o cliente também vale zero.
Antes do gabarito, a conta de errar essa nota
Premissas na mesa: 40 caminhões, R$ 2 milhões de faturamento por mês, margem líquida de 4%, o que dá R$ 80 mil de lucro mensal, e custo fixo de R$ 18 mil por caminhão por mês.
Imagine que o cliente que pesa 15% dessa carteira redireciona o volume dele. São R$ 300 mil de receita por mês e 6 caminhões que rodavam dedicados à malha dele.
A receita para no primeiro dia. O custo fixo dos 6 ativos continua: 6 vezes R$ 18 mil dão R$ 108 mil por mês. Recompor carteira para 6 caminhões leva de 60 a 90 dias. Nos 90 dias, R$ 324 mil de custo fixo descoberto, contra um lucro de R$ 80 mil por mês.
Uma única troca de fornecedor consome mais de 4 meses de resultado da empresa inteira, com as outras 34 unidades rodando normalmente. E o que mais custa nessa conta é o que ela não mostra: você passa 90 dias correndo atrás de carga sem saber por que perdeu a anterior.
O Gabarito do Comprador de Frete, em 10 pontos
1. OTIF por cliente. Entrega no prazo e completa dos últimos 12 meses, cliente a cliente. A régua de mercado trabalha em 95%. Abaixo de 90% a sua conta entra na revisão do próximo ciclo.
2. Disponibilidade de frota. Percentual de veículos disponíveis por mês nos últimos 12 meses, com o motivo separado entre manutenção, documentação e falta de motorista.
3. Capacidade de pico. Quanto de volume adicional a sua operação absorve em 15 dias sem contratar nada novo.
4. Tempo de resposta a ocorrência. Prazo definido, medido e cumprido para comunicar avaria, atraso e desvio, com você avisando antes de o cliente descobrir.
5. Comprovação digital. Comprovante digitalizado no mesmo dia e rastreamento disponível sem precisar ligar para o seu operacional.
6. Conformidade documental e fiscal. Emissão limpa nos últimos 12 meses, sem rejeição recorrente e sem retrabalho fiscal do lado do cliente. Esse critério subiu de peso neste ano.
7. Saúde financeira apresentável. Balanço organizado, endividamento sob controle e histórico em dia com posto, oficina e fornecedor.
8. CPK e DRE por caminhão. Custo por quilômetro real e resultado por veículo das rotas desse cliente, separados da média da carteira.
9. Cobertura e malha. Quais rotas desse cliente você atende com retorno contratado e quais dependem de carga buscada no dia.
10. Material de apresentação por número. Uma página que mostra frota, cobertura, OTIF, disponibilidade e conformidade em número, pronta para entregar hoje.
Como ler a sua nota. De 0 a 3 pontos, a sua empresa é avaliada por critérios que ela não mede, e a renovação depende de sorte e de relacionamento pessoal. De 4 a 7, você tem metade da régua e costuma perder para quem chega com a outra metade. De 8 a 10, a sua transportadora disputa contrato por qualidade de gestão, e o gargalo do crescimento passa a ser quantidade de portas de demanda abertas por ano.
A nota alta muda o que você negocia
Repare que nenhum dos 10 itens fala de tarifa. Preço é o último critério de desempate entre fornecedores que já passaram nos outros 9, e é por isso que a transportadora que só tem preço para oferecer vive em leilão permanente.
Os 10 itens têm outra característica em comum: todos já existem dentro da sua empresa hoje. O que costuma faltar é o número organizado, no formato em que a outra parte lê.
O que eu faria na sua operação ainda esta semana
- Responda o gabarito com o seu time operacional na sala, com sistema aberto, e escreva a nota numa folha.
- Ataque primeiro os itens 1, 2 e 10. São os 3 que mais rápido viram argumento de reunião e os que menos dependem de investimento.
- Escolha 1 cliente ativo e apresente a ele os seus números de OTIF e disponibilidade sem ninguém pedir.
- Marque no calendário a revisão desse gabarito 30 dias antes de cada renovação de contrato.
Gestão é o que aparece quando o cliente olha
Cada ponto que você sobe nesse gabarito reduz a chance de perder contrato por motivo que você nem ficou sabendo, e contrato estável é o que separa empresa que lucra de empresa que só roda.
Vale para o dia da venda também. Quem avalia uma transportadora para comprar olha praticamente a mesma régua que o comprador de frete olha, porque as 2 perguntas são a mesma: essa operação entrega de forma previsível sem depender do dono estar dentro dela?
Em mais de 2.000 transportadoras atendidas eu vi sempre o mesmo padrão. A empresa tem o dado dentro do sistema e não tem o dado dentro da reunião.
Qual foi a sua nota nas 10 perguntas, e qual dos itens você consegue resolver antes do fim deste mês?
Na quinta, a próxima carta traz as 5 perguntas que estão em toda mesa de transportadora, e por que ninguém responde sozinho.
Publicado originalmente na newsletter Ecossistema TRC Lucrativo, de Flávio Batista. Ler no LinkedIn →